Pernah merasa jumlah stok di catatan berbeda dengan stok yang benar-benar ada di gudang?

Di laporan tertulis masih ada 25 pcs, tetapi ketika dicek ternyata hanya tersisa 18 pcs.

Atau sebaliknya, sistem menunjukkan stok habis, tetapi ternyata masih ada beberapa barang di gudang.

Kalau hal seperti ini terjadi berulang kali, jangan buru-buru menyalahkan karyawan.

Bisa jadi masalah utamanya bukan pada orang yang mengelola stok, tetapi pada sistem pencatatan stok yang belum rapi.

Kenapa Stok Bisa Tidak Sesuai?

Perbedaan antara stok di catatan dan stok fisik bisa terjadi karena banyak hal.

1. Barang masuk tidak langsung dicatat

Ketika barang dari supplier datang, sering kali barang langsung dipindahkan ke gudang atau dipajang untuk dijual.

Pencatatannya baru dilakukan beberapa jam kemudian atau bahkan keesokan harinya.

Masalahnya, semakin lama pencatatan ditunda, semakin besar kemungkinan ada transaksi yang terlupakan.

Misalnya hari ini datang:

50 pcs produk A

Tetapi yang masuk ke sistem hanya:

45 pcs

Ada selisih 5 pcs yang sejak awal sudah membuat data stok tidak akurat.

2. Barang keluar tidak tercatat

Ini bahkan lebih sering terjadi.

Barang keluar bukan hanya karena terjual.

Barang bisa keluar karena:

• Produk diberikan sebagai bonus

• Produk digunakan untuk kebutuhan internal

• Barang dikirim ke cabang lain

• Barang rusak

• Barang digunakan sebagai sampel

• Barang diberikan kepada pelanggan sebagai kompensasi

• Barang hilang

Kalau semua pergerakan tersebut tidak dicatat, sistem akan menganggap barang masih tersedia.

Akhirnya muncul situasi seperti:

Stok sistem: 100 pcs
Stok fisik: 87 pcs

Pemilik usaha pun mulai bertanya:

“13 barang ini ke mana?”

Padahal sebenarnya barang tersebut mungkin keluar melalui beberapa transaksi kecil yang tidak pernah dicatat.

3. Retur Barang Tidak Masuk Pencatatan

Retur juga sering menjadi sumber masalah.

Contohnya pelanggan membeli 10 produk.

Kemudian 2 produk dikembalikan karena rusak.

Kalau retur tersebut tidak dimasukkan ke sistem, jumlah stok bisa menjadi tidak sesuai.

Begitu juga dengan barang yang dikembalikan ke supplier.

Barang sudah tidak ada di gudang, tetapi masih tercatat sebagai stok.

Semakin banyak transaksi yang terjadi, semakin besar selisih yang muncul.

4. Barang Rusak Masih Dianggap Sebagai Stok

Ini masalah yang sering dianggap sepele.

Misalnya sebuah toko memiliki:

500 pcs stok

Kemudian 15 pcs mengalami kerusakan.

Secara fisik, barang tersebut memang masih ada di gudang.

Tetapi apakah 15 pcs tersebut masih bisa dijual?

Belum tentu.

Karena itu, bisnis perlu membedakan antara:

Stok tersedia
dan
Stok secara fisik ada.

Barang rusak, barang cacat, barang retur, atau barang yang sedang ditahan sebaiknya memiliki status yang jelas.

Dengan begitu, pemilik bisnis tidak salah mengambil keputusan ketika melihat angka stok.

5. Pencatatan Masih Mengandalkan Banyak File

Masalah berikutnya muncul ketika bisnis menggunakan terlalu banyak file.

Misalnya:

File 1: Penjualan
File 2: Pembelian
File 3: Stok
File 4: Retur
File 5: Barang rusak

Awalnya mungkin tidak masalah.

Tetapi ketika transaksi semakin banyak, sistem seperti ini mulai menyulitkan.

Ada kemungkinan seseorang memasukkan data penjualan ke file A tetapi lupa memperbarui file stok.

Atau data pembelian sudah dicatat tetapi stok belum ditambahkan.

Akhirnya setiap file menunjukkan angka yang berbeda.

6. Stok Tidak Hanya Perlu Dicatat, Tetapi Perlu Dilacak

Sistem stok yang baik bukan sekadar menunjukkan:

“Saat ini ada 100 barang.”

Lebih dari itu, kita perlu mengetahui:

• Berapa stok awal?

• Berapa barang yang masuk?

• Dari supplier mana?

• Berapa barang yang terjual?

• Kapan barang keluar?

• Berapa barang yang diretur?

• Berapa barang yang rusak?

• Berapa stok akhirnya?

Dengan mengetahui pergerakan tersebut, ketika terjadi selisih, kita tidak perlu menebak-nebak.

Kita bisa melihat riwayat pergerakan stok dan mencari sumber perbedaannya.

Kenapa Masalah Stok Bisa Berdampak ke Keuangan?

Stok bukan hanya masalah gudang.

Stok sangat berkaitan dengan keuangan bisnis.

Bayangkan sebuah toko memiliki banyak produk, tetapi pemilik tidak mengetahui produk mana yang cepat terjual dan mana yang hanya menumpuk.

Akibatnya, uang bisnis bisa tertahan dalam bentuk barang.

Misalnya ada:

Rp50 juta modal

Tetapi Rp20 juta di antaranya ternyata masih berada dalam bentuk stok yang jarang terjual.

Secara kas, bisnis mungkin merasa kekurangan uang.

Padahal sebagian modal sebenarnya masih “terkunci” dalam persediaan.

Karena itu, pengelolaan stok yang baik juga membantu pemilik usaha memahami kondisi keuangan bisnis.

Jangan Tunggu Sampai Stok Hilang Baru Memperbaiki Sistem

Kalau bisnis Anda masih memiliki sedikit produk, pencatatan manual mungkin masih bisa dilakukan.

Tetapi ketika jumlah produk, transaksi, supplier, atau cabang semakin banyak, sistem manual akan semakin sulit dipertahankan.

Daripada setiap akhir bulan harus menghabiskan waktu berjam-jam menghitung dan mencari selisih stok, lebih baik mulai membangun sistem sejak sekarang.

Sistem yang baik seharusnya membuat pekerjaan menjadi lebih mudah, bukan menambah pekerjaan baru.

Seperti Apa Sistem Stok yang Lebih Rapi?

Idealnya, setiap perubahan stok tercatat secara jelas.

Misalnya:

Stok Awal

100 pcs

Barang Masuk

+50 pcs

Barang Terjual

-30 pcs

Barang Rusak

-5 pcs

Retur Masuk

+2 pcs

Stok Akhir

117 pcs

Dengan pencatatan seperti ini, pemilik bisnis bisa mengetahui dari mana angka stok tersebut berasal.

Tidak perlu lagi hanya melihat angka akhir tanpa mengetahui proses di belakangnya.

Bagaimana Kalau Bisnis Sudah Terlanjur Berantakan?

Tidak perlu langsung mengganti semua sistem.

Langkah pertama adalah melakukan stock opname.

Bandingkan:

Stok fisik vs stok yang tercatat.

Kemudian cari tahu produk mana yang memiliki selisih.

Setelah itu, identifikasi penyebabnya:

• Apakah ada transaksi yang belum dicatat?

• Apakah ada barang rusak?

• Apakah ada retur?

• Apakah ada barang keluar tanpa transaksi?

• Apakah ada kesalahan input?

Setelah kondisi awal sudah diketahui, barulah sistem pencatatan diperbaiki.

Bisa Jadi yang Anda Butuhkan Bukan Lebih Banyak Orang, Tapi Sistem yang Lebih Rapi

Menambah orang untuk mengurus stok belum tentu menyelesaikan masalah kalau sistem pencatatannya masih sama.

Justru ketika sistem sudah jelas, pekerjaan tim bisa menjadi lebih mudah.

Setiap orang tahu:

Barang masuk → dicatat.
Barang keluar → dicatat.
Barang rusak → dicatat.
Retur → dicatat.
Stok diperiksa → dibandingkan dengan sistem.

Dengan alur yang jelas, kemungkinan terjadinya kesalahan bisa dikurangi.

Dan yang paling penting, pemilik bisnis bisa mendapatkan gambaran yang lebih jelas mengenai kondisi persediaannya.

Beresin Stok, Beresin Bisnis

Kalau saat ini Anda masih menggunakan pencatatan stok secara manual, memiliki banyak file Excel, atau sering menemukan perbedaan antara stok fisik dan laporan, mungkin sudah waktunya sistemnya dibereskan.

Beresin.co dapat membantu membuat sistem bisnis yang lebih terstruktur sesuai kebutuhan usaha Anda, termasuk pengelolaan stok masuk, stok keluar, inventori, pembelian, penjualan, HPP, hingga laporan keuangan.

Jadi, Anda tidak hanya tahu berapa stok yang tersisa, tetapi juga bisa lebih mudah melihat bagaimana stok tersebut bergerak dan bagaimana pengaruhnya terhadap bisnis.

Tidak semua bisnis membutuhkan sistem yang rumit.

Yang dibutuhkan adalah sistem yang sesuai dengan cara bisnis Anda bekerja.

👉 Stok mulai bikin pusing?

Ceritakan kondisi bisnis Anda kepada Beresin.co. Kami bantu cari tahu bagian mana yang perlu dibereskan dan sistem apa yang paling sesuai untuk bisnis Anda.

Karena bisnis yang rapi bukan berarti tidak pernah punya masalah.
Bisnis yang rapi adalah bisnis yang tahu bagaimana cara mengelola masalahnya.