Ketika membangun bisnis, banyak pemilik usaha fokus pada produk, penjualan, promosi, dan pelayanan pelanggan.

Itu memang penting.

Namun ada satu hal yang sering terlupakan: dokumen bisnis.

Padahal, semakin besar bisnis Anda, semakin sering Anda berhadapan dengan dokumen profesional.

Mulai dari proposal kerja sama, company profile, presentasi bisnis, surat penawaran, proposal investasi, sampai dokumen untuk mengajukan pinjaman.

Masalahnya, tidak sedikit UMKM yang masih membuat semua dokumen secara terburu-buru ketika sudah dibutuhkan.

Akibatnya, isi dokumen kurang terstruktur, desain tidak konsisten, informasi penting sulit ditemukan, bahkan terkadang ada kesalahan penulisan yang seharusnya bisa dihindari.

Padahal, dokumen bisnis bukan sekadar file yang dikirim melalui WhatsApp atau email.

Dokumen juga menjadi salah satu cara bisnis Anda menunjukkan siapa diri Anda.

Dokumen Bisnis Bisa Menjadi Kesan Pertama

Bayangkan Anda mendapatkan calon partner bisnis.

Anda sudah menjelaskan usaha Anda dengan baik.

Produk Anda bagus.

Bisnis Anda berjalan.

Potensinya juga menarik.

Kemudian calon partner meminta:

“Boleh kirimkan company profile atau proposal bisnisnya?”

Anda mengirimkan file yang dibuat seadanya.

Halaman pertama penuh tulisan.

Font berbeda-beda.

Informasi tidak tersusun dengan jelas.

Ada beberapa typo.

Bahkan logo dan identitas bisnis terlihat tidak konsisten.

Secara tidak langsung, dokumen tersebut dapat memengaruhi bagaimana orang melihat bisnis Anda.

Sebaliknya, dokumen yang rapi dapat membantu membuat informasi bisnis lebih mudah dipahami dan memberikan kesan bahwa bisnis dikelola secara serius.

Profesional bukan berarti harus selalu mahal.

Yang paling penting adalah informasi yang jelas, struktur yang baik, dan tampilan yang sesuai dengan identitas bisnis.

Apa Saja Dokumen yang Dibutuhkan Bisnis?

Setiap bisnis memiliki kebutuhan yang berbeda.

Namun ada beberapa jenis dokumen yang cukup sering digunakan.

Company Profile

Company profile membantu memperkenalkan bisnis kepada calon pelanggan, partner, investor, atau pihak lain yang ingin mengetahui usaha Anda lebih jauh.

Biasanya berisi informasi seperti:

• Profil perusahaan

• Produk atau layanan

• Visi dan misi

• Keunggulan bisnis

• Pengalaman

• Portofolio

• Kontak

Company profile yang baik tidak harus panjang.

Yang penting adalah informasi yang paling relevan dapat ditemukan dengan mudah.

Proposal Kerja Sama

Ketika ingin bekerja sama dengan perusahaan lain, komunitas, vendor, atau partner bisnis, Anda mungkin membutuhkan proposal.

Proposal kerja sama sebaiknya tidak hanya berisi:

“Kami ingin bekerja sama dengan perusahaan Anda.”

Tetapi perlu menjelaskan:

• Siapa bisnis Anda

• Apa yang Anda tawarkan

• Masalah apa yang ingin diselesaikan

• Bentuk kerja sama

• Keuntungan bagi kedua pihak

• Mekanisme kerja sama

• Timeline jika diperlukan

• Kontak yang dapat dihubungi

Dengan struktur yang jelas, calon partner akan lebih mudah memahami maksud kerja sama yang Anda tawarkan.

Proposal Investasi Tidak Sama dengan Company Profile

Ini juga sering tertukar.

Company profile bertujuan memperkenalkan bisnis.

Sementara proposal investasi harus menjelaskan mengapa bisnis tersebut menarik untuk mendapatkan investasi.

Karena itu, proposal investasi biasanya membutuhkan informasi yang lebih spesifik.

Misalnya:

• Masalah yang ingin diselesaikan

• Solusi

• Produk atau layanan

• Target pasar

• Model bisnis

• Perkembangan bisnis

• Potensi pasar

• Strategi pertumbuhan

• Kebutuhan dana

• Penggunaan dana

• Proyeksi bisnis

Investor tidak hanya ingin mengetahui siapa Anda.

Mereka juga ingin memahami bagaimana bisnis tersebut menghasilkan nilai dan memiliki peluang untuk berkembang.

Proposal Pinjaman Juga Membutuhkan Struktur yang Jelas

Ketika bisnis membutuhkan pembiayaan, dokumen yang disiapkan juga perlu menunjukkan kondisi bisnis dengan jelas.

Pihak pemberi pinjaman tentu ingin mengetahui bagaimana dana akan digunakan dan bagaimana bisnis tersebut dapat menjalankan kewajibannya.

Karena itu, dokumen dapat mencakup informasi seperti:

• Profil usaha

• Produk atau layanan

• Kondisi bisnis

• Tujuan penggunaan dana

• Rencana penggunaan dana

• Data keuangan yang relevan

• Proyeksi bisnis

• Kemampuan pembayaran

Dokumen yang rapi tidak otomatis membuat pengajuan disetujui.

Tetapi dokumen yang jelas membantu pihak lain lebih mudah memahami bisnis dan tujuan pengajuan Anda.

Presentasi Bisnis Juga Harus Dipikirkan

Bukan hanya proposal.

Ketika melakukan presentasi kepada calon partner, investor, atau klien, Anda mungkin membutuhkan PowerPoint deck.

Kesalahan yang sering terjadi adalah memasukkan semua informasi ke dalam satu slide.

Hasilnya?

Tulisan terlalu banyak.

Font terlalu kecil.

Audiens sibuk membaca slide dan tidak memperhatikan presentasi.

Padahal slide seharusnya membantu menyampaikan pesan, bukan menjadi dokumen panjang yang dipindahkan ke PowerPoint.

Presentasi yang baik biasanya memiliki alur yang jelas.

Misalnya:

Masalah → Solusi → Produk → Pasar → Model Bisnis → Traction → Strategi → Proyeksi → Kebutuhan

Dengan alur seperti ini, audiens dapat mengikuti cerita bisnis dengan lebih mudah.

Dokumen yang Rapi Bukan Berarti Harus Penuh Desain

Ada anggapan bahwa dokumen profesional harus memiliki banyak warna, gambar, grafik, dan dekorasi.

Tidak selalu.

Dokumen profesional justru sering kali terlihat sederhana dan terstruktur.

Yang perlu diperhatikan antara lain:

Struktur

Pembaca harus tahu bagian mana yang sedang dibaca.

Tipografi

Gunakan font yang mudah dibaca dan konsisten.

Spasi

Jangan membuat halaman terlalu penuh.

Hierarki informasi

Judul, subjudul, isi, angka, dan informasi penting harus memiliki penekanan yang berbeda.

Identitas visual

Logo, warna, dan elemen visual bisnis sebaiknya digunakan secara konsisten.

Data

Jika ada angka atau informasi penting, tampilkan dengan cara yang mudah dipahami.

Tujuannya bukan membuat dokumen terlihat “wah”.

Tujuannya adalah membuat dokumen mudah dipahami dan meyakinkan.

Kesalahan Dokumen Bisnis yang Sering Terjadi

Ada beberapa kesalahan sederhana yang cukup sering ditemukan pada dokumen bisnis.

Terlalu banyak tulisan

Semua informasi dimasukkan tanpa mempertimbangkan mana yang benar-benar penting.

Tidak memiliki alur

Halaman pertama membahas produk, kemudian tiba-tiba membahas harga, lalu kembali ke profil perusahaan.

Pembaca akhirnya bingung.

Menggunakan terlalu banyak font

Satu halaman menggunakan beberapa jenis font sekaligus sehingga tampilan terlihat tidak konsisten.

Tidak mengecek typo

Kesalahan kecil dalam nama perusahaan, angka, atau informasi kontak dapat membuat dokumen terlihat kurang profesional.

Data tidak diperbarui

Dokumen lama digunakan kembali meskipun harga, jumlah pelanggan, alamat, atau informasi bisnis sudah berubah.

Desain tidak sesuai identitas bisnis

Setiap dokumen memiliki warna dan gaya yang berbeda sehingga bisnis terlihat tidak memiliki identitas visual yang jelas.

Jangan Membuat Dokumen Hanya Karena “Diminta”

Salah satu kebiasaan yang sebaiknya diubah adalah membuat dokumen hanya ketika seseorang memintanya.

Misalnya:

Hari ini ada calon partner.

“Pak, boleh kirim company profile?”

Baru kemudian mulai membuat company profile dari nol.

Besok ada investor.

“Boleh kirim proposal bisnis?”

Mulai membuat proposal lagi.

Minggu depan ada calon klien.

“Bisa kirim company profile dan proposal?”

Mulai mencari file lagi.

Padahal bisnis seharusnya memiliki dokumen dasar yang siap digunakan dan mudah diperbarui.

Dengan begitu, ketika peluang datang, Anda tidak perlu menghabiskan waktu berhari-hari hanya untuk menyiapkan dokumen.

Dokumen yang Baik Harus Membantu Bisnis Menjual

Ini bagian yang sering dilupakan.

Dokumen bisnis bukan hanya tentang desain.

Dokumen harus memiliki tujuan.

Company profile harus membuat orang memahami bisnis Anda.

Proposal harus membuat orang memahami penawaran Anda.

Proposal investasi harus menjelaskan peluang bisnis Anda.

Presentasi harus membantu Anda menyampaikan ide.

Surat penawaran harus membuat calon pelanggan memahami produk atau layanan yang ditawarkan.

Jadi sebelum membuat dokumen, tanyakan:

“Dokumen ini dibuat untuk siapa?”

dan

“Setelah membaca dokumen ini, saya ingin mereka melakukan apa?”

Jawaban tersebut akan menentukan isi dan struktur dokumen.

Tidak Punya Waktu Membuat Semua Dokumen Sendiri?

Membangun bisnis sudah membutuhkan banyak waktu.

Anda harus mengurus penjualan, pelanggan, operasional, keuangan, stok, pemasaran, dan berbagai pekerjaan lainnya.

Membuat dokumen profesional dari awal juga bisa memakan waktu.

Mulai dari menyusun isi, mencari struktur, mengatur desain, membuat presentasi, hingga memastikan semuanya konsisten.

Kalau dilakukan sendiri, pekerjaan yang terlihat sederhana bisa berubah menjadi berjam-jam.

Padahal waktu tersebut mungkin lebih baik digunakan untuk mengembangkan bisnis.

Beresin Dokumen, Beresin Bisnis

Beresin.co membantu bisnis menyiapkan berbagai kebutuhan dokumen profesional sesuai kebutuhan.

Mulai dari proposal kerja sama, company profile, custom PowerPoint deck, proposal investor, hingga proposal peminjaman, sehingga dokumen bisnis tidak lagi dibuat secara terburu-buru atau seadanya.

Yang lebih penting, dokumen dapat disusun berdasarkan kebutuhan dan tujuan bisnis Anda.

Jadi bukan sekadar:

“Buatkan dokumen.”

Tetapi:

“Apa yang ingin bisnis Anda sampaikan melalui dokumen ini?”

Dari sana, struktur, isi, dan tampilannya dapat dibuat lebih tepat.

Jangan Tunggu Ada Peluang Baru Membuat Dokumen

Peluang bisnis bisa datang kapan saja.

Calon partner bisa menghubungi Anda besok.

Investor bisa meminta proposal minggu depan.

Calon klien bisa meminta company profile kapan saja.

Kalau dokumen bisnis sudah siap, Anda bisa merespons dengan lebih cepat dan profesional.

Karena dalam bisnis, kesempatan tidak selalu datang dua kali.

Dan ketika kesempatan datang, jangan sampai bisnis Anda terlihat belum siap hanya karena dokumennya belum beres.

Mau Bisnis Terlihat Lebih Profesional?

Kalau saat ini Anda masih membuat proposal, company profile, presentasi, atau dokumen bisnis lainnya secara manual dan bingung harus mulai dari mana, Beresin.co siap membantu.

Ceritakan kebutuhan bisnis Anda, tujuan dokumennya, dan siapa yang akan membacanya.

Beresin.co akan membantu menyusun dokumen agar lebih rapi, profesional, mudah dipahami, dan sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.

👉 Butuh company profile, proposal kerja sama, proposal investor, atau dokumen bisnis lainnya?

Beresin aja.

Anda fokus mengembangkan bisnis.
Biar urusan yang bikin repot, Beresin yang bantu.